归档项目

上级主管部门或相关部委下达的测绘地理信息数据获取与生产、成果应用推广、科学研究、标准编制等各类项目。

归档范围

测绘地理信息项目的归档范围见《测绘地理信息业务档案管理规定》（国测成发〔2015〕1号）的附件《测绘地理信息业务档案保管期限表》。

一般地，测绘地理信息项目档案包括项目文档和测绘地理信息成果。项目文档应包括项目申请、设计、评审、实施、质检及验收等全流程的相关文件。需要注意的是，项目档案应是项目实施情况的真实反映，即需要归档的是项目实施所经历的所有环节形成的材料，因此不需为项目没有经历的环节编制材料。

印刷品成果归档3份，有对应电子文件时需同时归档一份电子文件。其它材料只有纸质文件或电子文件时，归档一份；既有纸质文件又有对应电子文件时，需同时归档纸质文件和电子文件各一份。

归档文件质量要求

归档文件应符合《归档测绘文件质量要求》（CH/T 1032）的规定，项目单位应对不符合要求的方面应予以改正。

归档纸质文档整理要求

一、预处理

文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，如有必要应重新装订。

大于A4的技术文件应折迭为A4大小，背面朝外。

单件文件厚度大于5.3cm（我馆采用的档案盒的内厚度）时，应将其拆分装订成两件或多件。

二、排列

项目单位应将全部纸质归档文件汇总整理，并按照以下原则排列。

（一）按实施流程顺序排列：

项目总体文件按照实施流程排列，如立项申请、计划下达、项目设计、设计评审、质量检查检验、项目总结、项目验收；

同一技术文件的相关材料按形成流程排列，如设计（或总结）、评审（或验收）、报批、批复；

同一会议的相关材料按会议流程排列，如会议通知、会议议程、参会名单、发言材料、会议纪要或总结。

连续运行基准站建设文件按建设工序排列，如勘选、设计、施工、测试、总结；

招投标文件按标的整理，每标的按实施流程排列，如招标、投标、评标、签订合同、实施、测试、试运行、验收；

（二）密切联系的归档文件排列在一起：

单独的正文与附件：正文在前，附件在后；

请示与批复：请示在前，批复在后。

（三）同类归档文件按编号、时间等顺序排列。

点之记、观测手簿等以编号为序排列在一起；

检查、维修、培训等记录以时间为序排列在一起。

（四）项目包含多个子项目时，归档文件应按照先总后分的原则排列，即项目总体文件排列在前，各子项目的项目文件依次排列在后。项目总体文件以及每一子项目的项目文件按照上述原则排列。

归档电子文件整理要求

一、总体要求

文件组织结构应清晰合理；同一级文件夹名在语义上不应有重迭现象；不应出现空文件夹（软件自动生成的除外）。

文件夹名应反映其下的文件内容，且清晰易懂；文件名如用代码表示，应在数字档案说明（见下文）中予以说明。

同一批归档数据有多个子项目时，应为每个子项目分别建立相应文件夹，每个子项目的电子文件位于其对应的文件夹下。

二、测绘地理信息数据要求

测绘地理信息数据应按照专业特点（如成果类别、作业工序等）进行组织。

注：多个生产单位或作业小组共同承担同一项目任务时，该项目任务的测绘地理信息数据不应按照生产单位、作业小组或作业人员进行组织，应将数据汇总后按照专业特点进行组织。

同一数据成果的各组成部分（如各波段及融合影像、各分要素数据等）一般应放在相同文件夹下；如有必要，可为建立相应的子文件夹分类存放。

同一数据成果的相关文件（如成果数据、元数据、符号库、图历簿、调绘片及其它材料）一般应放在相同文件夹下；如有必要，可建立相应的子文件夹分类存放。

同一数据成果的多个技术版本（如不同坐标系统、参考框架和历元、高程系统、地图投影、数据格式等）一般应放在相同文件夹下；如有必要，可为各版本数据建立相应的子文件夹分类存放。

三、电子文档

应为电子文档建立电子文档文件夹。项目总体的电子文档应位于项目根目录下的电子文档文件夹下；单个子项目的电子文档应位于该子项目下的电子文档文件夹下；多个子项目共有的电子文档应位于与子项目文件夹同级的电子文档文件夹下。电子文档数量较多时可在相应电子文档文件夹下建立多个子文件夹分类保存。

四、元数据

每一个成果数据应包含对应的元数据。

对于某类数据成果，如其每一个成果对应着独立的元数据文件，应另外提供该类数据成果的元数据汇总文件。元数据汇总文件的文件主名为“元数据”，为采用国家标准格式或通用格式的表格型数据，或为地理信息地图接合表的属性数据，存放于该类数据成果的根文件夹下。

如某类数据成果已有对应的元数据汇总文件，无需另外提供元数据汇总文件，无需另外命名，也无需改变位置（见测绘地理信息数据要求）。

五、自开发软件

自开发软件放在单独的文件夹下，文件夹名包含软件名称，其下包括源代码、可执行程序、必要的支持工具等。

每一归档的自开发软件应附有一个软件说明文件，包含以下内容：

（一）软件背景：简述软件名称、编制单位、运行单位、开发环境等；

（二）主要功能：简述软件的主要功能；

（三）运行环境：运行所需的详细软件环境要求（尤其是必要的字库、符号库及其它支持工具）、以及必要的硬件环境要求；

（四）安装步骤：安装软件的详细步骤及其它注意事项。

软件说明文件的文件主名为 “×××软件说明”，采用符合GB/T 33190的OFD格式或通用格式，位于该软件的根文件夹下。

软件说明文件无需打印。

六、数字档案说明

每一批归档电子文件应附有一个数字档案说明文件，包含以下内容：

（一）项目背景：简述项目名称、来源、主要任务、实施单位、实施时间等；

注：如本批次归档的是子项目，项目背景是指归档子项目的情况。

（二）数据组织：详述本批归档电子文件的组织原则、文件夹和文件的命名规则；

（三）数据成果：数据成果的文件格式、密级、运行环境（应用软件及版本号、必要的字库或符号库等）、利用限制条件等；

（四）联系方式：形成单位、联系地址、邮政编码、联系人姓名、电话等。

数字档案说明文件的文件主名为“×××项目数字档案说明”，采用符合GB/T 33190的OFD格式或通用格式，位于该批归档电子文件的根文件夹下。

当归档电子文件中无测绘地理信息数据时，无需编制数字档案说明文件。

数字档案说明文件无需打印。

七、立卷

当归档项目的数据量小于单个介质存储量（当前我馆设定为2TB）时，项目单位应为归档数据建立文件夹，文件夹名应包含归档项目名称，将归档数据直接拷贝至该文件夹下。

当数据量大于单个介质存储量时，项目单位应为归档项目建立多个文件夹，文件夹名应包含归档项目名称和顺序编号。将归档数据以单个介质存储量为单位分成多个部分，分别拷贝至不同的文件夹下。

我馆在接收到归档项目数据后将上述文件夹分别拷贝至不同磁带上。

归档文件著录要求

项目承担单位应按照《测绘地理信息档案著录规范》（CH/T 1045）的要求，按类别对每一件归档文件进行著录，形成表格数据。

将档案著录形成的各类别表格数据组成一个档案目录文件，文件主名为“档案目录”，文件为采用国家标准格式或通用格式的表格型数据，位于该批归档电子文件的一级目录下。

归档流程

一、档案自检

（一）完整性检查

项目承担单位应对照归档范围检查项目档案的完整性。

多个单位共同参加的项目，牵头单位应首先汇总各承担单位的项目档案，然后对照归档范围检查项目档案的完整性。

（二）档案质量检查

项目承担单位对照归档文件质量要求检查项目档案的有效性和规范性。

项目承担单位检查归档电子文件质量时，应检查全部文件的可读性，避免受损文件归档。

二、档案整理

项目承担单位对照归档纸质文件整理要求整理纸质项目档案，对照归档电子文件整理要求整理数字项目档案。

三、档案著录

项目承担单位应按照归档文件著录要求对项目档案进行著录，形成项目档案目录。

四、档案验收

项目承担单位应在完成档案自检、整理与著录工作后，应按照《测绘地理信息业务档案管理规定》（国测成发〔2015〕1号）规定，重大测绘地理信息项目向测绘地理信息行政主管部门，其它项目向国家测绘档案资料馆提出项目档案验收申请。

档案验收工作内容包括检查项目档案完整性、质量、整理和著录情况。

项目档案符合档案验收条件时，档案验收单位出具项目档案验收合格凭证；项目档案存在不符合要求的方面时，项目承担单位应按照档案验收单位提出的整改意见进行整改，直到项目通过档案验收。

项目不开展项目验收时，直接办理档案交接。

五、项目验收

项目通过档案验收后，项目承担单位可申请项目验收。

项目通过项目验收后，项目承担单位应将项目验收材料补充至项目档案中。

项目承担单位应对项目验收材料进行著录，并补充至档案目录中。

六、编制档案移交清单

项目承担单位按照《测绘地理信息档案移交清单》模板编制档案移交清单，签字盖章，档案移交清单一式两份。

七、档案交接

项目承担单位应在项目验收（无项目验收时为成果验收）完成之日起2个月内将全部项目档案（包括纸质文件和电子文件）、档案目录（电子版）、档案移交清单（包括两份纸质文件和电子文件），移交至国家测绘资料馆。

档案接收人员检查核对项目档案和档案目录，确认无误后双方在移交手续上签字盖章，一式两份，一份交项目承担单位，一份留国家测绘档案资料馆存档。

 

资料文件下载

归档著录模板：归档著录模板

归档矢量模板：归档矢量模板

归档著录要求：归档著录要求

归档移交清单：归档移交清单

项目档案验收登记表：项目档案验收登记表

归档联系方式

联系电话：010-68427048

电子邮箱：dazl@ngcc.cn

服务时间：工作日上午08:30-11:30，下午14:00-17:00